Organisation des Documents

Organisation des Documents
Organisation des Documents

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

L'organisation est ce que vous faites avant de faire quelque chose, de sorte que lorsque vous le faites, tout n'est pas mélangé.

— A. A. Milne

 

Vous pensez peut-être que vos papiers et documents importants sont bien organisés, conservés chez vous, mais ce n'est peut-être pas le cas!

 

Pour plusieurs raisons, nous croyons à NeatlyTidy qu’il est essentiel pour vous d'avoir tout cela sous un meilleur contrôle. Bonne nouvelle, nous sommes là pour vous donner nos meilleurs conseils et vous aider à vous améliorer dans l'organisation des papiers.

 

Pourquoi vous devriez faire attention à l'organisation des papiers

Pour commencer, vous devez mieux comprendre à quel point vos papiers sont sensibles. Ils pourraient être intacts à partir de maintenant, mais il est peu probable qu'ils restent ainsi pour toujours. C'est pourquoi vous devez porter une attention accrue à vos papiers… Et surtout s'il s'agit de documents fiscaux et légaux!

En effet, organiser et conserver vos papiers importants - dits sensibles - est essentiel. On ne sait jamais d’où le pire peut arriver! Votre maison pourrait soudainement brûler un jour, être inondée, détruite par une terrible tempête… Bien sûr, nous ne souhaitons certainement rien de tel à personne, mais dans de tels cas, vos papiers pourraient alors être gravement endommagés ou perdus à jamais. Imaginez qu’un voleur entre dans votre maison, vole votre ordinateur portable - dont vous n’aviez pas fait de sauvegardes récemment. Parce que les documents peuvent être plus fréquemment et facilement perdu que vous pensez, c’est une bonne idée de sauvegarder tous vos fichiers et documents dans plusieurs lieux sécurisés  et sur différents supports

De plus, tous les jours, après avoir passé en revue l’organisation de vos papiers, vous ne vous sentirez plus coupable à chaque fois que vous regarderez vos piles de papiers sur votre bureau, ou dans le placard ... Vous serez plus en contrôle également en suivant de près vos finances et vos documents.

Défi d'organisation du papier

Il est maintenant temps pour vous de prendre le contrôle de vos papiers et de vous assurer de bien les conserver! Nous sommes là pour vous fournir de simples conseils d'organisation pour vos papiers, et pour avoir tous vos documents enregistrés et rangés correctement sur le long terme.

Pour votre organisation des documents, vous devrez prendre en compte tous les fichiers de votre ordinateur mais aussi les papiers physiques de votre maison. Parce que bien sûr, tous les articles ne sont pas au format numérique. En effet, beaucoup d'entre nous ont encore des impressions physiques et des archives. Le défi pour vous est de tout numériser, éventuellement.

Commencez par identifier toutes vos ressources : mails, ordinateurs, cartons , archives, et cartables… Vous devez vous débarrasser de votre bazar en papier de toute sorte. Non seulement le désordre papier donne un aspect désordonné de la maison, mais cela peut aussi être un problème pour y faire face, surtout s'il s’agit de documents financiers.

En fait, cela pourrait vous surprendre, mais la plupart des familles ont peu de systèmes de sauvegarde et ne connaissent pas les meilleures pratiques pour l'organisation des papiers. C'est pourquoi nous vous guidons

Comment organiser vos papiers

Alors, comment bien gérer l'organisation des papiers? Nous avons remarqué qu'une majorité de nos clients sont confus au sujet des technologies et ne savent pas quels logiciels, applications et services cloud ils devraient choisir. Nous vous faisons bénéficier de notre expérience et de nos bonnes pratiques pour éviter le chaos.

Commencez à faire des piles de papiers par catégories. Au fur et à mesure, sélectionnez celles qui doivent être conservées, numérisées , jetées…! Créez des dossiers spéciaux par année ou par sujet. Petit à petit, classez, conservez l'essentiel et faites des copies. Et n'oubliez pas de scanner tous les nouveaux papiers qui entrent chez vous en cours de route.

Pour effectuer un processus de sauvegarde complet, placez toutes vos copies numérisées sur des disques durs externes, dans un service cloud, à différents endroits… c'est vraiment important, et cela fera une énorme différence!

Processus d'organisation du papier

Fondamentalement, il y a environ huit étapes pour mettre vos papiers en ordre.

Tout d' abord, garder en tête votre objectif: être prêt en cas de catastrophes, être moins stressé lors du classement des papiers, gagner du temps lorsque vous cherchez des documents spécifiques ... Nous vous recommandons de garder votre organisation simple. Cela ne doit pas être trop difficile de répondre à vos besoins.

Deuxième étape, rassemblez tous vos papiers. Vous devez savoir exactement à quoi vous devez faire face. Partez à la chasse dans votre maison et rassemblez tout, des boîtes d'archives, des placards, des tiroirs… Rassemblez-les tous en un seul endroit. Par exemple, utilisez votre table de salle à manger ou votre bureau à domicile. Cela peut sembler un peu écrasant de voir d'abord toutes ces quantités de documents, mais ne vous inquiétez pas, c'est pour une bonne cause à long terme!

Troisièmement, rassemblez vos outils: boîtes de rangement, Sharpies, étiquettes, ordinateur, scanner, disques durs. Ensuite, vous pouvez trier vos papiers! Faites des piles différentes selon les catégories: factures, finances, souvenirs de famille, travaux scolaires des enfants, santé, assurance, etc. Vous n'avez pas besoin de lire entièrement chaque article. Ne le lisez que si vous pensez que c'est vraiment important et nécessaire

Ensuite vous pouvez créer six cases: lire, passer à l'action, scanner, classer, déchiqueter, recycler… Triez le plus tôt possible chaque pile dans la case appropriée. Retirez les courriers des enveloppes, les papiers des sacs en plastique. Prenez suffisamment de temps pour jeter les informations inutiles et déchiqueter toutes vos informations sensibles - c'est-à-dire des documents qui ont votre adresse ou numéro de compte bancaire. Classez vos papiers. Ça ne doit pas être parfait mais au moins ce sera enfin quelque part fait!

Prochaine étape: agissez sur vos papiers! Décidez de ce que vous allez faire de votre catégorie d'action. Prenez votre liste de tâches à côté de vous et notez toutes les actions que vous devez faire. Par exemple, pour toutes vos factures, rassemblez-les afin de pouvoir les traiter ensemble un jour de la semaine sans les chercher partout!

En dernier scanner tous vos documents! Si vous pensez que cela va prendre un certain temps, n'hésitez pas à nous contacter!

Maintenant, vous pouvez archiver, mettre en lieu sûr tous les documents dont vous avez besoin de garder toute votre vie. Vous pouvez avoir des dossiers avec comme titre «archives» pour chaque année.

Les papiers sont partout dans nos vies personnelles et professionnelles, ne les laissez pas devenir un problème! Faites un grand ménage et gardez de bonnes habitudes tous les jours!

 

Nous espérons vivement que ces quelques mots sur l' organisation des papiers résonnera en vous et que vous allez commencer à agir à ce sujet. Si vous avez besoin de support ou de gagner du temps, n'hésitez pas à bénéficier directement de notre expertise !

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