Organisation d'espace de bureau | Conception

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Une fois que vous avez une idée clair de vos priorités – c'est vos valeurs, vos objectifs
et vos activités à fort effet de levier, organisés autour d'elles.

— Stephen Covey

 

Vous passez une bonne partie de votre temps dans votre espace de bureau!

 

C'est pourquoi il est primordial de bien l'organiser! Que vous travailliez dans un bureau ordinaire ou à votre domicile, il existe plusieurs façons d'organiser votre espace de bureau.

 

Pourquoi organiser votre espace de bureau

Pour commencer, rappelez-vous qu’un bureau clair implique un esprit clair. De plus, lorsque vous le regardez, un espace de bureau organisé en dit long sur votre profil professionnel et votre activité. Par exemple, si vous êtes productif, si vous avez une vision claire de votre activité et de votre travail, si vous êtes plus créatif ou plus sérieux… Comment bien organiser votre espace bureau? Il y a plusieurs aspects à considérer pour un espace de bureau: la pièce, l'éclairage, l'organisation de vos fichiers, votre ordinateur, la disposition de l'ensemble…Penser à l'organisation de votre espace de bureau vous aidera certainement à vous concentrer et à être plus productif. Pour ce faire, demandez-vous d'abord ce que vous pourriez améliorer. À quoi voulez-vous que votre espace ressemble et ce que vous voulez ressentir? Cela dépend bien sûr de votre activité, de votre emploi du temps, des outils dont vous avez besoin pour votre travail. Notez tout et vous saurez mieux par où commencer.

Apprendre à se connaître et à adapter son espace de bureau

En fait, vous devez prendre le temps de vous connaître, de savoir comment vous opérez, etc. En effet, chacun de nous a ses propres habitudes, modes de fonctionnement, de travail, de ressenti et d'être plus efficace. Être productif tient compte de votre personnalité et de l'organisation que vous avez mise en place pour votre espace de bureau.

Certaines personnes ont besoin de tout avoir sous les yeux, un espace plein de fichiers empilés. D'autres préfèrent un espace de bureau presque comme un sanctuaire. Une salle où tout est ordonné et vide autant que possible.

Quel que soit vos préférences, ne pas oublier qu’un véritable bureau doit être dédié à votre activité professionnelle. Si vous ne disposez pas d'une pièce complète pour le faire, un coin bureau peut également faire l’affaire! Idéalement, il doit être au minimum «fermé» afin qu'il n'interfère pas avec la fonction d'origine de la pièce.

Comment organiser votre espace de bureau

Pour entrer plus au cœur du processus d'organisation de votre espace de bureau, vous devez d'abord pouvoir répondre aux questions suivantes:

- Ai-je un accès rapide à mes dossiers?

- Tout est-il correctement organisé?

- L'emplacement de mon bureau convient-il à mes besoins?

Notre principal conseil est de travailler et d’installer votre bureau de manière efficace : travailler dans un environnement calme et effacer physiquement toutes les traces du travail une fois qu'il est fait. De cette façon, vous le supprimez également mentalement la nuit et pendant les week-ends .

Quant à l'organisation de votre bureau, cela dépend s'il s'agit d'un lieu de travail ponctuel ou régulier. En effet, si vous utilisez cet espace pour travailler de temps en temps, il vous faudra juste une table dans un espace calme, de préférence un espace fermé.

Mais si vous utilisez votre bureau pour y travailler à temps plein, alors vous aurez besoin, ou du moins, il vous sera plus agréable de vraiment créer un espace bureau convenable. C’est-à-dire un grand bureau, avec une place pour une imprimante, et toutes les fournitures habituelles telles que des stylos, des enveloppes, des timbres, du papier et des cartouches d’encre. Une connexion Wi-Fi accès vous offrira l’avantage de ne pas voir les câbles qui courent partout dans votre espace.

Mais dans les deux cas, faites attention à ne pas stocker trop de fournitures qui surchargeront inutilement votre bureau et votre espace. Afin également de ne pas remplir, à la fois votre bureau et votre esprit, essayez de ne pas reporter la paperasse à faire, et classer les dossiers ou les données dans des fichiers, que ce soit dans des fichiers organisés à trouver facilement ou à jeter, encore une fois pour ne pas encombrer votre bureau inutilement. Vous verrez à quel point il est satisfaisant d'avoir un bureau bien rangé et toutes les données mises à jour. Un effort particulier doit être réalisé pour l'archivage de chaque année. Il est préférable d'attendre la fin du mois de janvier pour le faire, afin de s'assurer que tous les documents pertinents pour l'année écoulée sont pris en considération .

Espace de bureau et fichiers

Avoir une procédure spécial pour chaque type de document. 

La première catégorie de documents électroniques est celle des e-mails! Organiser votre boîte e-mail avec plusieurs dossiers sera d'une grande aide pour suivre vos actions et les hiérarchiser: en cours, en attente, urgentes et terminées, renseignées dans le répertoire client ou sur le terrain concerné.

Puis le courrier physique: factures, dépliants, documents juridiques ... Ils peuvent aussi être triés en fonction de leur date limite de paiement.

Dans les deux cas, trier les documents inutiles en les jetant vous apportera une grande satisfaction car il allégera tellement votre bureau et votre ordinateur.

Notez que de plus en plus, les documents sont reçus ou envoyés par voie électronique, de sorte que la quantité de papiers physiques tend à diminuer de façon drastique. Mais alors, vous devez créer plusieurs fichiers de suivi, comme des feuilles Excel pour noter toutes les informations, les dates, le montant des factures, les factures payées, dates légales déclarations , etc.

C'est l'heure numérique; le papier disparaît au profit du numérique, mais cela signifie qu'il est obligatoire d'être encore plus organisé qu'auparavant avec les documents papier. Il est de la plus haute importance de bien trier vos fichiers et répertoires, sinon, vous serez rapidement dépassé et ne pourrez pas récupérer rapidement et facilement le papier que vous recherchez! Cette rigueur est essentielle pour assurer un travail efficace et éviter les erreurs ou les erreurs plus importantes (notamment dans le domaine financier qui pourraient mettre votre travail en danger, si certaines factures n'étaient pas envoyées ou les paiements non vérifiés)… Il existe maintenant plusieurs logiciels qui peuvent être de une grande aide dans le sujet.

Comme vous le voyez, de bonnes conditions de travail sont la clé pour mener à bien votre activité. De bonnes conditions de travail partent d'un bureau bien installé, avec une bonne organisation physique et numérique. Nous espérons que nos conseils vous ont donné quelques idées pour améliorer ou du moins rendre plus agréable votre travail quotidien.

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